Quản trị thay đổi trong chuyển đổi số tập trung vào việc giảm thiểu sức đề kháng của nhân viên đối với quá trình chuyển đổi số và xây dựng năng lực thay đổi trong doanh nghiệp.
Khi một tổ chức thực hiện chuyển đổi số, họ thường yêu cầu thay đổi, như thay đổi quy trình, vai trò công việc, cấu trúc tổ chức và cách thức làm việc mới. Điều này có nghĩa các nhân viên của tổ chức của bạn cuối cùng phải thay đổi cách họ làm công việc của họ. Nếu những cá nhân này không thành công trong quá trình chuyển đổi cá nhân của họ, nếu họ không nắm bắt và học một cách làm việc mới, chuyển đổi số sẽ thất bại. Nếu nhân viên sẵn sàng và chấp nhận những thay đổi theo yêu cầu của tổ chức, nó sẽ mang lại kết quả như mong đợi.
Dưới đây là chín yếu tố của một quy trình quản lý thay đổi thành công:
- Đánh giá sự sẵn sàng
Đánh giá sự sẵn sàng có thể bao gồm đánh giá tổ chức, đánh giá văn hóa và lịch sử, đánh giá nhân viên, đánh giá lãnh đạo và đánh giá thay đổi. Mỗi công cụ cung cấp cho nhóm dự án những hiểu biết sâu sắc về những thách thức và cơ hội mà họ có thể gặp phải trong quá trình thay đổi, như phạm vi và mức độ rủi ro của sự thay đổi.
- Truyền thông nội bộ
Thiếu truyền thông nội bộ hoặc không hiệu quả là một trong những lý do hàng đầu cho những thất bại của chuyển đổi số. Khi không được tiếp nhận thông tin, nhân viên sẽ tạo ra những kỳ vọng và phản ứng và nó thường không tốt. Bước đầu tiên trong việc quản lý thay đổi là xây dựng nhận thức xung quanh nhu cầu thay đổi và tạo ra mong muốn trong nhân viên. Do đó, thông tin liên lạc ban đầu thường được thiết kế để tạo ra nhận thức về lý do kinh doanh để thay đổi và rủi ro không thay đổi. Tương tự như vậy, tại mỗi bước trong quy trình, thông tin liên lạc nên được thiết kế để chia sẻ đúng thông điệp vào đúng thời điểm. Việc truyền tải các thông điệp này cần phải được lặp đi lặp lại 5-7 lần và nhất quán trước khi chúng được gắn kết vào tâm trí của nhân viên.
- Hoạt động tài trợ
Nhiều nghiên cứu cho thấy hoạt động tài trợ là yếu tố thành công quan trọng nhất. Hoạt động tài trợ chủ yếu mang tính chất tài chính giúp khuyến khích và kích thích các cá nhân tích cực tham gia vào quá trình thay đổi hơn. Lãnh đạo doanh nghiệp và giám đốc điều hành đóng một vai trò tài trợ quan trọng trong việc xây dựng và phê duyệt các hoạt động tài trợ
- Quản lý người thay đổi
Người quản lý và người giám sát đóng vai trò chính trong việc quản lý sự thay đổi. Cuối cùng, người quản lý có ảnh hưởng nhiều hơn đến động lực thay đổi của nhân viên so với bất kỳ người nào khác. Họ sẽ cần được huấn luyện và đạo tạo để trở thành những hạt nhân của sự thay đổi trong tổ chức, thúc đẩy sự thay đổi của các cá nhân còn lại. Ngoài ra các nhà quản lý cũng cần các công cụ và chính sách tài trợ để triển khai các yêu cầu thay đổi..
- Hoạt động đào tạo
Đảm bảo những người bị ảnh hưởng nhận được đào tạo họ cần vào đúng thời điểm là vai trò chính của quản lý thay đổi. Điều này có nghĩa là đào tạo chỉ nên được thực hiện sau khi các bước đã được thực hiện để đảm bảo nhân viên bị ảnh hưởng có nhận thức về sự cần thiết phải thay đổi và mong muốn hỗ trợ thay đổi. Quản lý thay đổi và các thành viên trong nhóm dự án sẽ phát triển các yêu cầu đào tạo dựa trên các kỹ năng, kiến thức và hành vi cần thiết để thực hiện thay đổi. Những yêu cầu đào tạo này sẽ là điểm khởi đầu để nhóm đào tạo hoặc nhóm dự án phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo.
- Quản lý sự phản kháng
Sự phản kháng từ nhân viên và người quản lý là bình thường và có thể được chủ động giải quyết. Tuy nhiên, sự kháng cự dai dẳng có thể đe dọa một dự án. Nhóm quản lý thay đổi cần xác định, hiểu và giúp các nhà lãnh đạo quản lý sự phản kháng trong toàn tổ chức. Quản lý sự phản kháng là các quy trình và công cụ được sử dụng bởi các nhà quản lý và giám đốc điều hành với sự hỗ trợ của nhóm thay đổi để quản lý sức đề kháng của nhân viên.
- Quản lý phản hồi
Quản lý thay đổi không phải là hoạt động một chiều mà cần phải có sự tham gia của tất cả các cá nhân tham gia. Phản hồi từ nhân viên khi thay đổi đang được thực hiện là một yếu tố chính của quy trình quản lý thay đổi. Người quản lý thay đổi có thể phân tích phản hồi và thực hiện hành động khắc phục dựa trên phản hồi này để đảm bảo áp dụng đầy đủ các thay đổi.
- Sự ghi nhận
Sự ghi nhận và tôn vinh thành tích cá nhân và nhóm là một thành phần cần thiết của quản lý thay đổi nhằm củng cố và củng cố sự thay đổi trong tổ chức. Sự ghi nhận cần phải được theo dõi sau đó để đảm bảo nhân viên không quay trở lại cách làm việc cũ của họ.
- Đánh giá kết quả
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý thay đổi là đánh giá thành công và thất bại để xác định các thay đổi quy trình cho dự án tiếp theo. Đây là một phần của việc cải tiến liên tục, quản lý thay đổi cho tổ chức của bạn và cuối cùng dẫn đến thay đổi năng lực.
Về Đổi Mới GRP
Đổi Mới GRP là công ty tiên phong trong lĩnh vực tư vấn về chuyển đổi kỹ thuật số và là chuyên gia về triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam. 100% không phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm, Đổi Mới GRP cung cấp cách tiếp cận công nghệ từ trên xuống và cách ứng dụng công nghệ từ dưới lên, giúp khách hàng chuyển đổi con người và quy trình kết hợp với công nghệ để đạt được mục tiêu chuyển đổi kinh doanh. Các dịch vụ của Đổi Mới GRP bao gồm: Chiến lược kỹ thuật số, Lãnh đạo số, Văn hóa dữ liệu, Quản trị thay đổi, Đánh giá công nghệ, Lựa chọn ERP, Đàm phán hợp đồng ERP, Triển khai ERP, Đào tạo, Tư vấn công nghệ…
