Theo báo cáo của The Intersect Group , 60% chi phí tài chính được theo dõi cho lao động như nhập dữ liệu thủ công. Xem xét thời gian nhập dữ liệu cho doanh nghiệp của bạn bây giờ và giá trị của nó là bao nhiêu nếu tổ chức của bạn loại bỏ bước đó.
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể loại bỏ hoạt động có giá trị thấp này và thay thế nó bằng công nghệ sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn ROI cao hơn nhiều?
Với các giải pháp nhập dữ liệu tự động như phần mềm Nhận dạng ký tự quang học (OCR) , doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ nhu cầu can thiệp của con người, cho phép có nhiều thời gian hơn cho các quy trình có giá trị hơn.
Những vấn đề của giấy tờ, văn bản trong sản xuất
Khi tổ chức của bạn phát triển, các tài liệu nhanh chóng chồng chất cho các bộ phận phụ thuộc vào nhập dữ liệu thủ công hoặc sắp xếp tài liệu thủ công, khiến khách hàng không hài lòng, hóa đơn bị trì hoãn và giao tiếp không hiệu quả.
Ngoài ra, các quy trình thủ công nổi tiếng là dễ bị lỗi, khiến quy trình công việc bị đình trệ trong khi sự khác biệt được giải quyết. Hơn nữa các dữ liệu nhập tay thì có độ tin cậy không cao vì còn phụ thuộc vào tính kỷ luật, tuân thủ, trạng thái tinh thần cũng như sức khoẻ của nhân viên lao động. Điều này khiến cho các nhà điều hành khó ra quyết định chính xác, và theo thời gian sai lệch sẽ càng tăng lên.
Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu nhập vào doanh nghiệp của bạn là chính xác, phù hợp, cập nhật và dễ giải mã là rất quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công, vì vậy các công ty xử lý khối lượng tệp giấy và hồ sơ cần phải có một luồng tài liệu hợp lý.
Trong những năm gần đây, các tổ chức khác nhau, từ các nhà máy bảo hiểm y tế đến trang phục công nghệ đã chuyển sang thư từ không giấy tờ, hóa đơn không cần giấy tờ, hợp đồng không giấy tờ, biên lai không giấy tờ, v.v.
Một nhà máy mà việc sử dụng giấy hoàn toàn bị loại bỏ hoặc gần như vắng mặt có thể khó nắm bắt hơn, nhưng có nhiều lợi thế nếu bạn có thể hoàn thành nó, và những lợi thế này vượt xa mong muốn đơn giản là điều hành một doanh nghiệp xanh hơn. Các nhà máy không giấy tờ cuối cùng là hiệu quả hơn và có thể mở rộng hơn trong sản xuất.
Lợi ích của việc điều hành một nhà máy không cần giấy tờ (Paperless Production)
Tại sao nhà máy của bạn nên đi theo con đường này? Theo nghiên cứu Đổi Mới GRP đã tìm thấy những lợi thế chính sau:
- Ít thời gian dành cho các nhiệm vụ không thiết yếu. Hãy nghĩ về điều này: 123 năm của tạp chí National Geographic với các bức ảnh có độ phân giải cao, hoặc hơn 1.400 vấn đề, có thể được lưu trữ chỉ trên một ổ đĩa flash. Lưu trữ giấy không cần thiết có thể dễ dàng giảm chi phí lưu trữ dài hạn cho nhà máy của bạn, cũng như cho phép bạn truy cập thông tin gần như ngay lập tức. Thay vì dành thời gian săn lùng một mảnh giấy trong tủ hồ sơ, bạn có thể lấy một tài liệu trong cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trong giây lát. Hiệu quả này có nghĩa là bạn có thể tập trung nhân lực của mình vào các dự án khác có ý nghĩa quyết định đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
- Bảo mật cao hơn cho các tài liệu của bạn. Các nhà máy số hóa có thể dễ dàng sao lưu thông tin quan trọng. Nếu văn phòng gạch của bạn phải đối mặt với hỏa hoạn hoặc lũ lụt, giấy tờ bản sao cứng của bạn có thể sẽ bị phá hủy. Ngược lại, các tài liệu kỹ thuật số có thể được bảo vệ từ xa thông qua điện toán đám mây hoặc ổ cứng ngoài site .
- Vận tốc sản xuất kinh doanh tăng lên. Tối đa hóa vận tốc của tổ chức của bạn là điều bắt buộc nếu bạn hy vọng mở rộng kinh doanh trong thời đại siêu kết nối này. Đơn giản, nếu bạn trì hoãn một giao dịch, bạn trì hoãn doanh thu – trong một số trường hợp nhất định, bạn thậm chí có thể mất việc bán hàng. Các quy trình không cần giấy tờ có thể giúp ngăn chặn vấn đề này bằng cách giúp bạn cung cấp dịch vụ ký quỹ tốt hơn, nhanh hơn và ít tốn kém hơn hoặc cao hơn. Khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao hiệu quả của hoạt động của bạn và sẽ thưởng cho bạn nhiều doanh nghiệp hơn.
- Ra quyết định chính xác, hiệu quả hơn. Khi dữ liệu chính xác và đầy đủ, các cấp quyết định có thể có thông tin đầy đủ để ra những quyết định chính xác kịp thời hơn so với đối thủ sử dụng giấy tờ.
Những cân nhắc chính cho việc số hoá tài liệu
Việc chuyển sang môi trường làm việc không cần giấy tờ có thể vừa đơn giản vừa suôn sẻ với một số kế hoạch nâng cao. Dưới đây là ba lưu ý cần ghi nhớ:
- Chuyển đổi liên quan đến phần mềm ban đầu, lưu trữ và chi phí chuyển đổi. Các nhà máy không giấy yêu cầu lưu trữ kỹ thuật số nhiều hơn so với các doanh nghiệp truyền thống, với chi phí tăng thêm khiêm tốn. Lưu trữ trên nền tảng đám mây như Dropbox, ví dụ, có thể mang phí thuê bao. Ngoài ra còn có chi phí chuyển đổi giấy tờ hiện có. Điều này có thể liên quan đến việc quét các mục quan trọng hoặc sử dụng phần mềm tạo tài liệu để phát triển các bản sao kỹ thuật số cho hợp đồng, điều khoản dịch vụ, bảng chấm công, v.v.
- Nếu bạn có ý định quét giấy tờ, hãy xem xét phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR), biến tài liệu sao chép cứng thành văn bản tìm kiếm trên máy tính. Một trong những quyết định tốt nhất mà doanh nghiệp của tôi đưa ra trong quá trình chuyển đổi này là quét tất cả các tài liệu lịch sử để chúng tôi có cả tài liệu đi trước cũng như tài liệu lịch sử ở dạng kỹ thuật số.
- Đào tạo thành viên trong nhóm nên là một thành phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi của bạn. Các thành viên trong tổ chức của bạn quen thuộc với quá trình đọc tài liệu vật lý, nhưng nền tảng phần mềm liên quan đến các giao diện có thể mới đối với một số nhân viên của bạn. Đảm bảo toàn bộ nhóm của bạn thoải mái với cách bố trí và chức năng của chương trình sớm khi triển khai. Cân nhắc tích hợp API đầy đủ vào site của bạn khi có thể để đảm bảo rằng tìm kiếm và tổ chức tài liệu được tích hợp vào quy trình làm việc và hệ thống bình thường của nhóm bạn.
- Bạn vẫn phải siêng năng về bảo mật tài liệu. Quyết định thông tin nào bạn sẽ lưu trữ cục bộ và thông tin nào bạn cảm thấy thoải mái khi đặt trên đám mây. Cái sau có thể dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào trong ngày, nhưng nó cũng có thể dễ bị vi phạm an ninh hơn so với lưu trữ ngoại tuyến. Giống như bạn sẽ bảo vệ các tệp giấy quan trọng, hãy kéo dài thêm để bảo vệ thông tin kỹ thuật số của nhà máy bạn
Phần mềm ứng dụng OCR là gì ?
Công nghệ đã tạo ra các phương pháp mới theo đó các quy trình hệ thống được thực hiện dễ dàng hơn và nhanh hơn thông qua tự động hóa – một trong số đó là phần mềm OCR. Theo định nghĩa, nhập dữ liệu OCR là quá trình dữ liệu được trích xuất từ các tài liệu được quét hoặc kỹ thuật số, được định dạng lại và chuyển đổi thành văn bản có thể tìm kiếm và có thể chỉnh sửa.
Phần mềm OCR tiêu biểu của một tổ chức có thể cải thiện đáng kể quy trình lưu trữ và truy xuất tài liệu. Máy chủ sẽ chọn một tài liệu dựa trên hình ảnh (TIFF, PDF, JPG, v.v.) và tự động chuyển đổi tài liệu thành tệp văn bản có thể tìm kiếm đầy đủ để lập chỉ mục tự động. Sau đó, nó xuất tệp dựa trên văn bản sang SharePoint để tìm kiếm và truy xuất. Giải pháp tối đa hóa hiệu quả đầu tư của bạn vào phần mềm OCR bằng cách:
-
- Tự động phân phối tài liệu giấy và hình ảnh với siêu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tập trung để loại bỏ các tài liệu bị thất lạc hoặc bị xử lý sai
- Làm cho nội dung của quét hoặc dựa trên hình ảnh, tài liệu văn bản có thể tìm kiếm đầy đủ
- Giới thiệu tính nhất quán trong việc nắm bắt, lưu trữ và quản lý tài liệu
- Lưu trữ các tệp kỹ thuật số để dễ dàng tìm kiếm trên toàn doanh nghiệp
Ví dụ thực tiễn : một nhân viên kế toán phải trả tiền nhận được hóa đơn qua chứng từ gửi từ bưu điện và quét nó vào hệ thống tự động của họ. Khi làm như vậy, công nghệ nhập dữ liệu OCR sẽ phát hiện và xác định các ký tự (tên nhà cung cấp, chi tiết chi tiết đơn hàng, v.v.) và chuyển đổi thông tin đó thành văn bản. Hệ thống sau đó khớp các ký tự với một thư viện được lưu trữ, làm cho tất cả các thông tin liên quan có thể dễ dàng truy cập và có sẵn cho những người có quyền.
Lợi ích của phần mềm OCR
- Năng suất cao hơn : Phần mềm OCR giúp doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn bằng cách tạo điều kiện truy xuất dữ liệu nhanh hơn khi có yêu cầu. Thời gian và nỗ lực mà các nhân viên được yêu cầu đưa vào để trích xuất dữ liệu liên quan hiện có thể được phân kênh để tập trung vào các hoạt động cốt lõi. Bên cạnh đó, nhân viên không phải thực hiện nhiều chuyến đi đến phòng hồ sơ trung tâm để truy cập các tài liệu cần thiết, vì họ có thể truy cập chúng mà không cần đứng dậy khỏi bàn làm việc.
- Giảm chi phí : triển khai OCR sẽ giúp các doanh nghiệp cắt giảm việc thuê các chuyên gia để thực hiện trích xuất dữ liệu, đây là một trong những lợi ích quan trọng nhất của phương pháp nhập dữ liệu OCR. Công cụ này cũng giúp cắt giảm các chi phí khác, chẳng hạn như sao chép, in, vận chuyển, v.v. Do đó, OCR loại bỏ chi phí thất lạc hoặc mất tài liệu và cung cấp tiết kiệm cao hơn dưới dạng không gian văn phòng được thu hồi tài liệu giấy.
- Độ chính xác cao : Một trong những thách thức chính của việc nhập dữ liệu là không chính xác. Các công cụ nhập dữ liệu tự động như nhập dữ liệu OCR dẫn đến giảm lỗi và không chính xác, dẫn đến nhập dữ liệu hiệu quả. Ngoài ra, các vấn đề như mất dữ liệu cũng có thể được khắc phục thành công khi nhập dữ liệu OCR. Vì không có nhân lực liên quan, các vấn đề như nhập sai thông tin vô tình hoặc có thể được loại bỏ.
- Tăng dung lượng lưu trữ : OCR có thể quét, tài liệu và thông tin danh mục từ các tài liệu giấy trên toàn doanh nghiệp. Điều này đơn giản có nghĩa là dữ liệu hiện có thể được lưu trữ ở định dạng điện tử trong các máy chủ, loại bỏ nhu cầu duy trì các tệp giấy khổng lồ. Theo cách này, nhập dữ liệu OCR đóng vai trò là một trong những công cụ tốt nhất để thực hiện phương pháp “Không cần giấy tờ” trong toàn tổ chức.
- Bảo mật dữ liệu cao cấp : Bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Tài liệu giấy dễ bị mất hoặc bị phá hủy. Giấy tờ có thể bị thất lạc, đánh cắp hoặc phá hủy bởi các yếu tố tự nhiên như độ ẩm, sâu bệnh và lửa. Tuy nhiên, đây không phải là trường hợp với dữ liệu được quét, phân tích và lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số. Hơn nữa, việc truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số này cũng có thể được giảm thiểu để ngăn chặn việc xử lý sai dữ liệu số hóa.
- Tài liệu có thể tìm kiếm 100% : Một trong những lợi thế lớn của xử lý dữ liệu OCR là nó làm cho các tài liệu số hóa hoàn toàn có thể tìm kiếm văn bản. Điều này giúp các chuyên gia nhanh chóng tra cứu số, địa chỉ, tên và nhiều thông số khác để phân biệt tài liệu đang tìm kiếm.
- Làm cho tài liệu có thể chỉnh sửa : Tài liệu được quét cần phải được chỉnh sửa hầu hết thời gian, đặc biệt khi một số thông tin phải được cập nhật. OCR chuyển đổi dữ liệu sang bất kỳ định dạng ưa thích nào như Word, v.v., có thể dễ dàng chỉnh sửa. Điều này có thể giúp ích rất nhiều khi có những nội dung phải được cập nhật liên tục hoặc thay đổi thường xuyên.
- Phục hồi sau thảm họa: Phục hồi sau thảm họa là một trong những lợi ích chính của việc sử dụng OCR để nhập dữ liệu. Khi dữ liệu được lưu trữ điện tử trong các máy chủ an toàn và hệ thống phân tán, nó vẫn an toàn ngay cả trong các tình huống khẩn cấp. Khi có sự cố cháy đột ngột hoặc thiên tai, dữ liệu số hóa có thể được lấy lại nhanh chóng để đảm bảo tiếp tục kinh doanh.
