Quản lý dự án ERP

Nhà tài trợ dự án

Dự án ERP liên quan đến tất cả mọi người từ tất cả các chức năng. Do đó, quyền hạn cao nhất trong tổ chức phải nằm trong nhóm đầu của dự án. Đó có thể là Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành hoặc bất kỳ ai có thẩm quyền đối với tất cả mọi người. Họ được coi là “Nhà tài trợ dự án”.

Ban chỉ đạo dự án

Tuy nhiên, “Nhà tài trợ dự án” sẽ không thể dành đủ thời gian để triển khai dự án ERP. Cần có một nhóm người khác từ Top Management, người sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dự án đang chạy đúng hướng. Nhóm này được gọi là “Ban chỉ đạo” hoặc “Nhà vô địch dự án” (Project Champion).  Các bộ phận chức năng / bộ phận liên quan nên là một phần của Ban chỉ đạo.

“Ban chỉ đạo” sẽ chọn đúng người để phân công vào “Nhóm cốt lõi” và giúp các thành viên “ Nhóm cốt lõi” bằng cách cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết và loại bỏ tất cả các rào cản đang cản trở sự thành công của ERP. Họ sẽ giúp “Người quản lý dự án” không chỉ thực hiện giải pháp ERP mà còn thực hiện các chiến lược Quản lý thay đổi. Nếu dự án thất bại, chủ yếu là “Ban chỉ đạo” sẽ chịu trách nhiệm!

Giám đốc dự án (nội bộ)

Là người quản lý dự án trong nội bộ. Người này đóng vai trò quan trọng nhất để dẫn dắt ERP đến thành công. Nếu bạn chọn một nhà tư vấn bên ngoài hoặc người tạm thời cho vai trò này, thì đó không phải là một quyết định sáng suốt! Bạn nên nhìn vào tổ chức của mình và tìm ai đó là người quản lý dự án thành công (quản lý dự án ERP hoặc không phải ERP thành công) có kiến thức công nghệ có kỹ năng quản lý có khả năng giao tiếp và lãnh đạo mọi người. Nếu bạn không tìm thấy người như vậy trong nội bộ, thì bạn nên tuyển một người làm nhân viên cố định có các chi tiết trên.

Quản lý dự án có trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm soát các khía cạnh hàng ngày của dự án. Anh ta sẽ đặt ra trách nhiệm của mỗi người trong nhóm dự án và đưa ra quyết định cuối cùng về cách doanh nghiệp nên được tích hợp với giải pháp công nghệ; đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo tình trạng của dự án với “Ban chỉ đạo”. Quản lý dự án cũng chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các chiến lược quản lý thay đổi cần thiết để thực hiện quy trình mới và công nghệ mới trong tổ chức.

Cùng với “Người quản lý dự án (nội bộ)” là 3 vai trò khác là “Người quản lý dự án (bên ngoài)”, “Người phân tích nghiệp vụ” và “Lập trình viên” để tạo thành “Nhóm cốt lõi”

Đối tác quản lý dự án (bên ngoài)

Là người quản lý hoặc tư vấn được chỉ định bởi nhà cung cấp ERP để điều hành dự án từ phía họ. Tuy nhiên, người này không nên nắm quyền kiểm soát dự án. Anh ta chỉ nên đóng vai trò giúp Giám đốc Dự án ERP nội bộ. Nếu người bên ngoài chiếm ưu thế so với người bên trong, thì đó thường là một công thức thất bại phổ biến!

Người phân tích nghiệp vụ

Là người chịu trách nhiệm phân tích quy trình kinh doanh, tổng hợp vấn đề và yêu cầu, thiết kế và mô tả giải pháp bằng ngôn ngữ kỹ thuật. Họ là những người hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ và các giải pháp kỹ thuật. Sự tối ưu hiệu quả của giải pháp ERP và chi phí triển khai phụ thuộc nhiều vào năng lực và sự khéo léo của nhóm người này. Nếu bạn không tìm thấy các nhà phân tích nghiệp như vậy sẵn sàng trong nội bộ, thì có thể lựa chọn và sử dụng của nhà cung cấp ERP hoặc một đơn vị thứ 3 có năng lực và chuyên môn cao trong lĩnh vực này.

Lập trình viên

Là người chịu trách nhiệm phát triển phần mềm theo mô tả của “Người phân tích nghiệp vụ”. Nếu bạn không có sẵn đội ngũ lập trình viên nội bộ thì có thể lựa chọn và sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp ERP. Phần lớn chi phí của dự án được dành cho nhóm này.

Chủ sở hữu quy trình

Chủ sở hữu quy trình hoặc người dùng quyền lực là những người xử lý các quy trình kinh doanh. Họ có thể không phải là người đứng đầu bộ phận, nhưng họ là người chịu trách nhiệm chính để thực hiện các chức năng kinh doanh hàng ngày. Bạn sẽ cần cam kết và đảm bảo về sự sẵn sàng và thời gian tham gia vào dự án của nhóm này. Khi họ nhìn thấy tên của họ trong danh sách, họ sẽ cảm thấy rằng đó là dự án của họ, điều này rất tốt khi hệ thống ERP được đưa vào sử dụng.

Người dùng cuối

Là những người sẽ sử dụng ERP để thực hiện công việc hàng ngày. Bạn có thể không cần phải nhận được sự chấp nhận từ tất cả người dùng, nhưng bạn cần sự chấp thuận và ủng hộ từ “Chủ sở hữu quy trình”. Họ là những “Người dùng cuối” quyền lực.

Trưởng nhóm IT

Là trưởng bộ phận IT của bạn (nếu có), chịu trách nhiệm đảm bảo công việc của nhóm “Hỗ trợ IT”

Hỗ trợ IT

Cơ sở hạ tầng CNTT là một phần quan trọng của giải pháp ERP. Nó bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng Internet. Tất cả các máy chủ, máy tính, máy in, máy quét mã vạch, PDA, RFID, các ứng dụng hỗ trợ, cơ sở dữ liệu, thiết bị mạng phải được đảm bảo để hoạt động đúng. Nếu không, nó có thể làm hỏng dự án. Do đó, hãy đưa nhóm hỗ trợ IT vào nhóm dự án ERP.

Tất cả 10 nhóm và những người được đề cập ở trên là những người phải có cho bất kỳ dự án triển khai ERP nào. Sự đầu tư và lựa chọn nhóm triển khai dự án một cách nghiêm túc và cẩn thận sẽ đảm bảo tỷ lệ thành công tốt nhất cho dự án ERP của bạn.

Có thể có thêm một số nhóm như Đại diện Trang web (trong trường hợp tổ chức nhiều trang web)

Về Đổi Mới GRP

Đổi Mới GRP là công ty tiên phong trong lĩnh vực tư vấn về chuyển đổi kỹ thuật số và là chuyên gia về triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam. 100% không phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm, Đổi Mới GRP cung cấp cách tiếp cận công nghệ từ trên xuống và cách ứng dụng công nghệ từ dưới lên, giúp khách hàng chuyển đổi con người và quy trình kết hợp với công nghệ để đạt được mục tiêu chuyển đổi kinh doanh. Các dịch vụ của Đổi Mới GRP bao gồm: Chiến lược kỹ thuật số, Lãnh đạo số, Văn hóa dữ liệu, Quản trị thay đổi, Đánh giá công nghệ, Lựa chọn ERP, Đàm phán hợp đồng ERP, Triển khai ERP, Đào tạo, Tư vấn công nghệ…