Quy trình kém dẫn đến kết quả kém. Ngược lại quy trình tốt giúp bạn tăng doanh thu, cắt giảm chi phí hoạt động và thúc đẩy lợi thế cạnh tranh.
Để doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số và triển khai ERP hiệu quả hơn, chúng tôi tập trung vào việc phân tích và cải thiện quy trình kinh doanh trước khi lựa chọn công nghệ. Chúng tôi gọi hoạt động này là quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management), hay BPM, là một quá trình tái thiết kế liên tục nhằm cải tiến quy trình kinh doanh bằng cách mô hình hóa, triển khai, giám sát, phân tích và liên tục tối ưu.
HIỆN TƯỢNG BÌNH THƯỜNG HÓA QUÁ TRÌNH LỆCH LẠC
Bạn đã bao giờ xem qua một tài liệu quy trình và nghĩ “đây không phải là quy trình mà chúng tôi đang áp dụng?” Nếu hàng trăm người thực hiện một quy trình lệch lạc hàng trăm lần, bạn có thể bị mất nhiều tháng và nhiều năm mà không nhận thấy, dẫn đến doanh thu giảm mạnh và không có lời giải thích phù hợp. Những vấn đề về hiệu suất kém, thời gian và tiền bạc bị lãng phí, doanh thu bị mất… không phải lúc nào cũng là do lỗi thiết kế quy trình mà phần lớn đến từ hiện tượng “bình thường hóa quy trình lệch lạc” đang diễn ra một cách tự nhiện trong nội bộ doanh nghiệp trong một thời gian dài.
Bình thường hóa quy trình lệch lạc có nghĩa là những con người trong một tổ chức đã quá quen với một quy trình sai đến mức họ không thể coi đó là sai. Vấn đề này nghiêm trọng hơn nhiều so với vấn đề quy trình kém hiệu quả vì chúng đã ăn sâu vào một công ty và được chấp nhận bởi cả cấu trúc tổ chức và văn hóa công ty là một suy nghĩ lệch lạc và đầy thách thức. Do đó, BPM là một hoạt động quan trọng cho phép các nhà lãnh đạo tối ưu hóa các quy trình và phân tích từng bước của một quy trình từ đầu đến cuối giúp bạn xác định vị trí các lỗi và khắc phục các lỗi đó.
CÁC HOẠT ĐỘNG BPM
Hoạt động BPM thường bao gồm 5 công việc chính:
- Mô hình hóa: là vẽ sơ đồ quy trình và mô tả quy trình thành một tài liệu quy trình tiêu chuẩn (Standard Operating Procedure), hay SOP
- Triển khai: là hoạt động đào tạo, hướng dẫn thực hiện quy trình theo tài liệu SOP
- Quản lý: là hoạt động giám sát và kiểm tra việc thực hiện quy trình một cách nhất quán
- Phân tích: là hoạt động thu thập dữ liệu, đo lường để xác định tính hiệu quả của quy trình
- Cải tiến và tối ưu: đặt câu hỏi về quy trình “đây đã thực sự là cách tốt nhất để thực hiện công việc?”
Một đặc tính quan trọng của BPM là tính sở hữu. Thông thường các quy trình được sở hữu bởi một số người nhất định và những người đó có trách nhiệm cập nhật và tối ưu hóa chúng. Điều này khiến cho những người sở hữu quy trình cảm thấy có động lực và đảm bảo các quy trình thực sự được tuân thủ. Chính vì vậy càng nhiều người tham gia vào hoạt động BPM và cảm thấy có quyền sở hữu và trách nhiệm đối với quy trình sẽ giúp cho hoạt động BPM hiệu quả hơn.
LỢI ÍCH CỦA QUẢN LÝ QUY TRÌNH KINH DOANH BPM
BPM tập trung vào việc cung cấp giá trị tối đa cho tổ chức theo cách hiệu quả nhất có thể. Các tổ chức thực hiện các sáng kiến BPM mong muốn đạt được những lợi ích sau:
Về Đổi Mới GRP
Đổi Mới GRP là công ty tiên phong trong lĩnh vực tư vấn về chuyển đổi kỹ thuật số và là chuyên gia về triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam. 100% không phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm, Đổi Mới GRP cung cấp cách tiếp cận công nghệ từ trên xuống và cách ứng dụng công nghệ từ dưới lên, giúp khách hàng chuyển đổi con người và quy trình kết hợp với công nghệ để đạt được mục tiêu chuyển đổi kinh doanh. Các dịch vụ của Đổi Mới GRP bao gồm: Chiến lược kỹ thuật số, Lãnh đạo số, Văn hóa dữ liệu, Quản trị thay đổi, Đánh giá công nghệ, Lựa chọn ERP, Đàm phán hợp đồng ERP, Triển khai ERP, Đào tạo, Tư vấn công nghệ…
